Digitalisierung von Dokumenten auf Intra- oder Cloud-Servern.
Seit der Einführung der Datenverarbeitung fristet die Verwaltung der darin/damit erstellten Dokumente ein eher tristes Dasein. Es scheint, als wenn, nachdem Geld und Energie in meist zyklisch immer wieder neue und aktuellere Soft- und Hardware geflossen sind, einfach keine Resourcen mehr zur Verfügung stehen, um sich um ein sinnvolles/funktionierendes Wiederfinden dieser doch mit so viel Aufwand erstellten Dokumente und Daten kümmern zu können.
Und dies gilt schon für die zeitaufwendige Suche von Dokumenten von Kolleg/en/innen im eigenen Netz und in so sinnvollen Ablagesystemen und Konzepten wie P:/Auftrag/Dokumente/Kunden/neu/Auftrag/Dokument1.doc.
Im Zeitalter von always-on ist bei vielen die Verwaltung in die Email migriert, was häufiger zu leicht kafkaesten Situationen führt wie: "...finde die Email gerade nicht - können Sie mir das nochmal schicken?..:"
Jeder kennt das, aber wer möchte schon zugeben, dass man/frau nicht wirklich in der Lage ist, ein n-dimensionales Problem locker in den Griff zu bekommen?
Den meisten ist noch nicht einmal bewusst, wie viel Zeit beim Suchen von Dokumenten verbraucht wird, denn man hat sich über die Jahre wirklich daran gewöhnt. Außerdem kann man nebenher telefonieren oder Kaffee trinken.
Haben Sie selber schon mal festgestellt, wie befindlich man/frau werden kann, wenn ein Kolleg/e/in die Sinnhaftigkeit der eigenen Ordnerstruktur durch vermeintliche Verbesserungsvorschläge in Zweifel zieht?
Wir verzichten hier auf ein werbewirksames:
"Aber das muss nicht sein! Denn jetzt gibt es..."
und beschreiben einfach unser...
Den kleinen Bruder unseres WFM-Systems haben wir DocMan getauft. Dieses Server-System liest, analysiert und verwaltet docx, odt, ods oder pdf-Dateien und ermöglicht eine Suche nach Inhalt, Urheber, Kontext und Stichworten.
Wir sind die Entwickler dieses Systems.
Um den vielfältigen Anforderungen an den Datenschutz gerecht zu werden, können wir Ihnen verschiedene Arten der Unterstützung anbieten.
Für höchste Sicherheit und Zertifizierung bieten wir Ihnen eine Zusammenarbeit mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Das System beinhaltet eine eigene Benutzerverwaltung, welche die Authentifizierung und Zugriffe regelt.
Diese Verwaltung ist vom System getrennt, um die Sicherheit zu erhöhen und einem Administrator zu ermöglichen auch bei mehr als 100 Benutzern nicht den Überblick zu verlieren.
Bei Interesse wenden Sie sich bitte an office[at]seam.de im Betreff das Stichwort: DocMan - wir melden uns.